Bliv ringet op
Ja tak, jeg vil gerne høre mere om, hvad I kan tilbyde.





Contact Phone
Klik for at gå til:

Quick Guide

Digitalisering af fondsadministrationen

Exformatics’ fondsløsning

Brancheløsning, der gør
fonde mere effektive

Mange fonde har et mål eller ønske om at digitalisere hele eller dele af deres administration, så de kan blive mere effektive og opfylde de skærpede krav til, hvordan en fond skal administreres. Exformatics’ fondsløsning understøtter branchens krav og ønsker til fondsadministrationen, og er tillige enkelt og intuitivt at arbejde i for alle.

Løsningen består først og fremmest af vores aktivitetsstyringssystem Exfonet, som er blevet tilpasset og udbygget til at dække behovene i fondsverdenen. Herudover har vi udviklet en tilhørende ekstern portal med forskellige funktionaliteter, afhængig af om den benyttes af ansøgere, bestyrelsen eller eksterne evaluatorer. Sidst men ikke mindst, kan løsningen integreres til jeres økonomisystem.
Alt i alt dækker vores løsning hele processen omkring administration af legatansøgninger og uddeling af legater. Den kan via sin enkle, fleksible opbygning hurtigt tilpasses den enkelte kunde, eller udvides løbende til at dække nye ansøgningstyper ved hjælp af sine indbyggede konfigureringsmuligheder.

Løsningen er udviklet på Sharepoint- og Microsoft-standardplatformen og imødekommer naturligvis GDPR-kravene. Portalen muliggør eksempelvis, at al dialog kan foretages via portalen uden brug af e-mails med personfølsomme data, hvilket gør det overkommeligt at slette eller anonymisere de nødvendige persondata, når det kræves.

Vores kunder siger

Nystiftede Velliv Foreniningen digitaliserer hele fondsadministrationen

Avatar
Baseret på et ønske om at arbejde hurtigt og effektivt besluttede Velliv Foreningen helt fra starten at investere i et it-system, som skulle skræddersys til at håndtere den nystiftede fonds komplekse ansøgningsprocesser. Valget faldt på Exformatics’ enkle, fleksible fondssystem – en standardløsning, der nemt og hurtigt kunne tilpasses og udbygges.
Lars Bo Pedersen, Programchef, Velliv Foreningen

Exformatics’ fondsløsning

Exfonet Fond

Vi tilbyder fonde en enkel og brugervenlig fondsløsning, som er udviklet baseret på vores aktivitetsstyringssystem Exfonet. Løsningen inkluderer portaler til at håndtere kommunikationen med ansøgere, bestyrelser så vel som eksterne evaluatorer – og et GDPR-modul, som gør det let og enkelt at imødekomme GDPR-kravene.

Markedsundersøgelse

Nyt om danske fondes digitaliseringsniveau

Vores nylige markedsundersøgelse belyser, hvor langt danske fonde er kommet med at digitalisere deres fondsadministration og imødekomme GDPR-kravene. Hovedkonklusionerne fra rapporten viser blandt andet, at langt de fleste fonde har taget tiltag til at blive GDPR-compliant, men også at de færreste er helt i mål med at beskrive, udforme og digitalt understøtte deres processer. Det lader til, at mange fonde holder fast i de velkendte manuelle processer og ikke føler sig helt trygge ved at overlade deres processer til et it-system. Det gør sig også gældende med GDPR, hvor vi ser en tendens til, at de færreste samtænker digitalisering og GDPR. Som it-leverandør til den danske fondsverden, oplever vi også i dagligdagen at det kan være en udfordring for mange fonde at forsøge at leve op til GDPR manuelt, fordi der er så mange regler og processer, man skal have overblik over og tage hensyn til ift. GDPR. Hvis I selv har udfordringer på den front, eller bare er nysgerrige på at høre mere om, hvordan vi hjælper danske fonde med at digitalisere og blive GDPR-compliant, er I meget velkomne til at kontakte os.

Hvad kan løsningen?

Få styr på jeres ansøgninger og udlodningsrunder

Med Exformatics’ fondsløsning kan I holde styr på jeres mange ansøgninger og kommunikere med jeres ansøgere, bestyrelse og eksterne evaluatorer i et sikkert univers. Løsningen skaber overblik over ansøgningerne, og samler alle de dokumenter og den kommunikation, der finder sted i forbindelse med behandlingen af en ansøgning og udbetalingen af legater.
Også hvis I har mange forskelligartede arbejdsprocesser, f.eks. i tilfælde af at jeres ansøgninger varierer i projektstørrelse og kompleksitet, kan løsningen fuldt ud understøtte jeres behov.
Fordel 1

Løsningen gør det nemt for ansøgere at oprette en ansøgning baseret på de tilgængelige skabeloner og hjælpetekster, vedlægge dokumentation og kommunikere med jer omkring ansøgningen.

Fordel 2

Jeres sekretariat kan validere ansøgningerne, gennemføre interne evalueringer og kommunikere med ansøgerne, bestyrelsen og eventuelle eksterne evaluatorer omkring ansøgningerne.

Fordel 3

Jeres bestyrelse kan tilgå ansøgningerne og deres fortrolige dokumentationen, stemme om ansøgningerne, tilknytte kommentarer og/eller godkende dem direkte i vores fondsløsning.

Fordel 4

I kan se status, hvad er er sket, og hvem der har stemt hvad og hvorfor på hver ansøgning og få et overblik over hver udlodningsrunde inkl. økonomi og hvilke ansøgninger, der er omfattet af runden.

Fordel 5

Bekræftelser på modtagne ansøgninger, bevillingsbreve og afslag kan sendes automatisk til ansøgerne via portalen baseret på forud definerede standardbreve og -e-mails.

Fordel 6

Vores løsning kan styre alle legatudbetalinger ud fra opfyldelsen af fastlagte kriterier, og sikre at udbetalingerne foregår automatisk til de rette kontonumre ud fra verificerede beskeder til banken.

Avatar
Avatar
Avatar
Avatar

Vores kunders udbytte

Overskueligt beslutningsgrundlag sikrer, at legaterne bliver givet til de rette projekter

Holder styr på ansøgningerne
  • I kan holde styr på alle jeres ansøgninger og al den korrespondance, der foregår omkring hver ansøgning til og fra ansøgerne, jeres bestyrelse og eksterne evaluatorer.
  • Det er nemt og hurtigt at finde alle ansøgninger fordelt på udlodningsrunder og se alle informationer om dem, inklusive dokumenter og status i ansøgningsprocessen.
  • I kan give jeres bestyrelse et overskueligt beslutningsgrundlag online, og afslutte hver udlodningsrunde uden yderligere papirarbejde ved at udføre en online opdatering af bevillingerne.
Effektiv kommunikation
  • I kan kommunikere med jeres ansøgere, bestyrelse og eksterne evaluatorer i et sikkert portalunivers og undgår på den måde at skulle gøre brug af e-mails med personfølsomme data.
  • Jeres bestyrelse kan effektivisere sin værdifulde tid ved løbende at afgive sine stemmer via bestyrelsesportalen og fokusere på de mest komplekse ansøgninger på bestyrelsesmødet.
  • Løsningen indeholder en høj grad af automatisering, som blandt andet indebærer, at en lang række svar kan sendes automatisk ud fra fast definerede skabeloner, f.eks. ved bevillinger og afslag.

Kundecases

HØR MERE OM det udbytte,
vores kunder har fået

Vis kundecases for:

Sådan bruges løsningen

LET OG INTUITIVT AT ARBEJDE I

Når en ansøger har indsendt en ansøgning elektronisk, foregår behandlingen af ansøgningen direkte i fondsløsningen, hvor de nødvendige aktiviteter, opgaver, dokumenter og korrespondance genereres og gemmes naturligt i løbet af arbejdsprocessen. Mens I arbejder, kan I både åbne standarddokumenter og oprette beskeder i fondsløsningen, som skrives og sendes via portalen men gemmes i jeres løsning. I skal ikke huske på at arkivere, og de dokumenter, e-mails og andet materiale, som I udveksler med kolleger fra andre afdelinger eller eksternt gemmes også automatisk på de ansøgninger, som de hører til. Det indbyggede GDPR-modul i vores fondsløsning er baseret på ”best practice”, og gør det muligt for jer at leve op til de skærpede krav om god fondsledelse.
Her er vi