Bliv ringet op
Ja tak, jeg vil gerne høre mere om, hvad I kan tilbyde.





Contact Phone

Kundecase
- Bibliotekarforbundet

Kundecase - Medlemsorganisation

Videndeling og arbejdsgange får boost med ESDH

De danske bibliotekarer er eksperter i viden og videndeling. Og hos forbundet, der samler bibliotekarerne, har videndelingen nu fået et løft med Exformatics ESDH.

Arbejdsgange er reduceret, og adgangen til den eksisterende viden er blevet lettere. Det er nogle af de resultater, Bibliotekarforbundet har opnået, siden de indførte Exformatics ESDH i Bibliotekarernes Hus på Frederiksberg.

Forbundet samler nogle af de største eksperter i kunsten at finde viden og formidle den. Det stiller krav til evnen at fremskaffe og præsentere viden internt, hvor alt skal dokumenteres og journaliseres, så det kan fremsøges uden problemer.

Bibliotekarforbundet havde ved indgangen til dette årtusinde byttet de klassiske arkivskabe ud med et journalsystem. Et skifte til en ny Windows-platform krævede dog et nyt ESDH-system. Og det har givet forbundet mere end blot arkivering.

"Vi skulle flytte til Windows XP, hvilket det gamle journalsystem ikke kunne køre på. Vi valgte Exformatics ESDH ud fra det, vi havde set hos andre lignende organisationer og ud fra den samlede pris. Men vi fik også funktioner med, som har lettet vores arbejde på flere områder," siger Ulla Thorborg, der er konsulent i forhandlingsafdelingen og blandt de ansvarlige for ESDH i Bibliotekarforbundet.
Blandt de nye funktioner er et rapportmodul, der giver forbundet muligheden for at få opdaterede nøgletal fra de forskellige afdelinger. "Vi lægger stor vægt på rapportmodulet, hvor vi trækker statistikker helt ned til enkelte typer sager på forskellige områder – eksempelvis antallet af arbejdsmiljøsager for ansatte i staten, hvis det er det, politikerne ønsker fra os. Tidligere skulle vi tælle sagernemanuelt," siger Ulla Thorborg.
Gevinster ved løsningen
  • Øget videndeling i organisationen
  • Samlet og forbedret overblik over igangværende aktiviteter
  • Integration til medlemssystem sparer tid og mindsker fejlrate
"Integrationen til medlemssystemet er uovertruffen. Nu slår vi både medlemmer og parter op i ESDH. Det minimerer fejlraten i vores arbejde."
Ulla Thorborg, Konsulent,
Bibliotekarforbundet
Fakta om Bibliotekarforbundets løsning

Bibliotekarforbundets løsning BIP, Bibliotekarforbundets Informationsportal, er en Exformatics ESDH-løsning, som forbundet bruger til sags- og aktivitetsstyring, understøttelse af arbejdsprocesser samt dokumenthåndtering.

Arbejdsgange får løft med ESDH

Indførelsen af Exformatics ESDH giver Bibliotekarforbundet mere end blot journalisering og større overblik. Også arbejdsprocesserne i forbundet er blevet optimeret på flere områder, samtidig med at der skæres i omkostningerne.

"Vi gemmer al historik i vores medlemssystem, som tidligere kørte separat. Med Exformatics ESDH kan vi hente data direkte ind i brugerfladen, hvilket sparer os tid samt licenser til medlemssystemet," siger Susanne Sørensen, der som mødekoordinator i kursusafdelingen også er med i ESDHarbejdsgruppen. Samkørslen med medlemssystemet Axapta giver også andre fordele i medlemsrådgivningen.

"Integrationen til medlemssystemet er uovertruffen. Nu slår vi både medlemmer og parter op i ESDH. Det minimerer fejlraten i vores arbejde, da stamdata hele tiden er opdaterede, og det har gjort vores arbejde nemmere, da vi nu kun skal arbejde i ét system," siger Susanne Sørensen.

Da Exformatics ESDH understøtter arbejdsprocesser har Bibliotekarforbundet fået en væsentlig sidegevinst på omkostningssiden. I forbindelse med f.eks. tillidsrepræsentantvalg skal der i forbindelse med anmeldelse udsendes ofte seks-syv breve til tillidsrepræsentanter, fællestillidsrepræsentanter og arbejdsgivere. Det har tidligere været nødvendigt at sende i papirformat, men den proces er nu digitaliseret med Exformatics ESDH.
"Vi har netop haft valg, hvor der var ca. 70 anmeldte. Det giver op mod 400 breve, der før skulle printes, kuverteres og sendes. Nu samler vi nemt alle dokumenter med Exformatics ESDH og sender dem ud på e-mail i stedet, hvilket var en umulighed tidligere," slutter Susanne Sørensen.
Fakta om Bibliotekarforbundet
Bibliotekarforbundet - forbundet for informationsspecialister og kulturformidlere - er fagligt fællesskab for bibliotekarer, informationsspecialister og alle der arbejder professionelt med kulturformidling, forvaltning og kulturarvsbevaring. BF har omkring 5.000 medlemmer. Bibliotekarforbundet varetager medlemmernes tjenstlige, økonomiske, faglige og uddannelsesmæssige interesser.

Bibliotekarforbundet har 27 medarbejdere og hovedkontor på Frederiksberg
Her er vi