Kundecase
- Davids Samling

Tidligere herskede kaos i informationen hos Davids Samling. Det københavnske museum gemte dokumenter, der knytter sig til museumsgenstande og udstillinger, på fællesdrev, mens de mange mails internt og til og fra samarbejdspartnere fyldte op i de enkeltes indbakker. En strømlining af både information, videndeling og intern kommunikation giver i dag de 30 brugere på museet et langt bedre overblik og smidigere samarbejde.

"Tidligere benyttede vi forskellige drev på netværket til at arkivere dokumenter, fotos og lignende. Det var et meget traditionelt drev, hvor det var frit at oprette mapper. Det betød, at det var totalt kaos til sidst, og vi kunne ikke finde tingene. Et forsøg på at sætte regler op for mapper og tilknytning af e-mails blev droppet, for det gik hurtigt op for os, at for meget ville gå tabt, bl.a. datering af dokumenterne, siger Simon Heide, museumsforvalter på Davids Samling.

Løsningen blev gennem anbefalinger fundet hos Exformatics. I dag drager medarbejderne i museet fordel af standardløsningen til aktivitetsstyring og dokumenthåndtering fra Exformatics, der hos Davids Samling bliver kaldt Kosmos.

"Vi benytter løsningen som udgangspunkt for vores arbejde, særligt med dokumenter, dokumentation,

koordinering og økonomi, da vi er drevet af en fond, og har høj grad af dokumentationspligt. Det var til at begynde med ikke et krav, at den skulle integrere til andre løsninger, men det stod hurtigt klart, at vi kunne høste store fordele ved at Exformatics-løsningen henter data fra vores genstandsdatabase," siger Simon Heide videre. Integrationen til TMS-databasen, The Museum System, betyder, at brugeren har adgang til de mange data om museumsgenstandene – f.eks. dokumentation og konserveringsrapporter – og behøver ikke skifte kontekst.

E-mails tog styringen

Det var ikke kun de kaotiske fællesdrev, der skabte mangel på overblik blandt medarbejderne i Davids Samling. Arbejdsdagen var i fleres tilfælde styret af eksterne faktorer. Med Exformatics har museets medarbejdere fået en løsning, der kan sikre kontrollen og styre arbejdsgangene.

"Vores problem i det daglige var, at vi mødte på arbejde og tændte for Outlook. Vi brugte rigtig lang tid på at tage hver enkelt e-mail og besvare den eller sende den videre, men vi fik aldrig overblik eller prioriteret opgaverne. Outlook og e-mails der fløj frem og tilbage stjal vores tid og blev støj. Nu bruger jeg Kosmos (Exfonet red.) til at styre min arbejdsdag. Kosmos er min startside, når jeg begynder om morgenen. Her ser jeg, hvilke beskeder jeg har fået og hvilke opgaver jeg skal løse," siger Simon Heide om løsningen.

Endnu en væsentlig del af Exformatics løsningen er den integrerede kommunikationsfunktion, kaldet en aktivitetsstrøm. I aktivitetsstrømmen, der bedst kan sammenlignes med en væg på Facebook, kommunikerer man med indlæg. Her foregår den effektive kommunikationsform dog i forretningssammenhæng frem for i en adskilt applikation, f.eks. et chatprogram.

"Vi havde fra starten et ønske om, at løsningen skulle aflaste Outlook, så vores interne kommunikation skulle køre herigennem. Før var vi aldrig rigtigt foran med arbejdet. Nu kommunikerer vi i strømmen både generelt, inde på de enkelte sager samt i vores bestillingsmodul, som er en væsentlig funktion. Her bestiller museet løsninger hos den tekniske afdeling, der skubber bestillingen videre til den rette person. Vi bruger så strømmen til at kommunikere om løbende status på sagerne. Fra forsiden skriver vi generelle beskeder til medarbejderne, så løsningen fungerer også som et intranet for os," slutter Simon Heide.