Kundecase
- Dreyers Fond

KUNDECASE - FOND

Dreyers fond blev 100% papirløse

I 2013 besluttede Dreyers Fond at implementere Exfonet Fond. De ville effektivisere og digitalisere deres analoge, papirbaserede arbejdsgange ved at overgå til fuldt integrerede, IT-baserede og papirløse arbejdsgange.

"Vi i Dreyers Fond er rigtig glade for, at vi for tre år siden besluttede at skifte til digital behandling af de mange ansøgninger, vi får", fortæller Patricia De Moor, Fondsadministrator hos Dreyers Fond.

Dreyers Fond valgte Exfonet Fond, da løsningen er velegnet til håndtering af den komplekse ansøgningsproces, som udgør Fondens arbejdsgange. Ved brug af Exfonet Fond kan man hurtigt, og til en lav pris, understøtte fleksible processer, som endda kan tilpasses undervejs, på baggrund af nye erfaringer og ønsker. For eksempel implementerede fonden seks måneder senere en "forhåndsgodkendelse", hvor ansøgninger blev godkendt, behandlet og udbetalt inden bestyrelsesmødet.

Resultatet er et fleksibelt system, der garanterer overholdelse af regler, samtidig med at medarbejdernes fleksibilitet bevares.

Gevinster ved løsningen

Reducering af papir og postforsendelser
Mindre administration ved nemmere og hurtigere ansøgningsprocesser.
Videndelingsniveauet er forbedret markant.
Imødekommer kravene fra persondataforordningen.
Kvalitetsforøgelse i beslutningsgrundlaget.
Digitalisering af arbejdsprocesser.
Store tidsbesparelser.

"Vores ansøgningsbehandling foregår nu 100 % digitalt, og det har gjort sagsbehandlingen meget lettere og hurtigere. Vi har til enhver tid adgang til samtlige ansøgninger og tilhørende dokumenter og kan behandle ansøgninger, hvor end vi er"

Patricia De Moor, Fondsadministrator,
Dreyers Fond

Fakta om Dreyers Fonds løsning

Dreyers fond fik Exfonet Fond i 2013. Dreyers Fond benytter systemet til behandling af de ca. 1200 årlige fondsansøgninger, hvortil de bl.a. også har fået udviklet et afstemningsmodul til bestyrelsen, som muliggør let behandling af ansøgningerne. I dag er Dreyers fond 100 procent digitale.

Systemet blev leveret til tiden og on-budget, ligesom efterfølgende ønsker til ændringer let blev implementeret. "Vores samarbejde med Exformatics fungerer yderst tilfredsstillende, og de er der, når vi har brug for dem", påpeger Patricia De Moor.

HURTIGERE OG LETTERE SAGSBEHANDLING

Efter indførelsen af Exfonet Fond oplever Dreyers Fond en langt bedre udnyttelse af ressourcerne, og har opgjort den administrative besparelse til 30%. Besparelsen er opnået, uden at Dreyers Fond har oplevet nogen ændring i graden af fleksibilitet eller serviceniveau.

"Vores ansøgningsbehandling foregår nu 100% digitalt, og det har gjort sagsbehandlingen meget lettere og hurtigere. Vi har til enhver tid adgang til samtlige ansøgninger og tilhørende dokumenter og kan behandle ansøgninger, hvor end vi er", siger Patricia De Moor.

Forbedringerne ved skiftet til IT-baserede arbejdsgange kommer alle interessenter i Dreyers Fond til gode. Medarbejderne og bestyrelsesmedlemmerne har især kunne mærke en stor tidsbesparelse ved behandlingen af sager.

For eksempel oplever bestyrelsen en så stor gevinst ved de online funktioner, at de har mere tid til at diskutere sagerne, som igen skaber højere kvalitet.

FINALIST TIL BPM AWARD

I 2016 blev Dreyers Fond og Exformatics finalister ved uddelingen af den globale ’Business Proces Management Awards’ for udmærkelse i arbejdet med digitaliseringen af Dreyers Fond via DCR proces notation.

Fakta om Dreyers Fond

Dreyers Fond uddeler midler til initiativer og projekter, hvis formål er at fremme advokat- og arkitektstandens udvikling og samspil med samfundet. Deres prioriterede områder er: Brancheudvikling, videreuddannelse og formidling. Fonden modtager cirka 1.200 ansøgninger hvert år, hvorunder der uddeles midler for et samlet beløb på op til kroner 20 millioner. Dreyers Fond blev etableret i 1976.

Kundecase- Dreyers Fond