Bliv ringet op
Ja tak, jeg vil gerne høre mere om, hvad I kan tilbyde.





Contact Phone

Kundecase
- LO (nuværende FH)

KUNDECASE - MEDLEMSORGANISATION

LO digitaliserede deres sagsbehandling

En fuldstændigt digital videndeling er resultatet af implementering af Exformatics ECM hos LO i 2006. Ti år efter ECM-løsningen er taget i brug, findes op mod 1,4 million dokumenter fordelt på ca. 150.000 sager i løsningen. LO har i dag opnået deres oprindelige målsætnig om total integration med de eksterne partnere.

LO’s beslutning om at investere i Exformatics ECM har været en strategisk beslutning om at binde organisationen bedre sammen, og bedre udnytte de eksisterende resurser. Landsorganisationen høster nu for alvor fordelene.

"Siden vi begyndte at bruge Exformatics ECM, er vidensniveauet generelt forøget. Der er større gennemsigtighed i organisationen, og vi har nemmere ved at finde de enkelte sager," siger Kim Brandt Jensen, der er advokatfuldmægtig og ansvarlig for ECM i LO.

I LO samler man viden i ECM i den juridiske afdeling og i den politiske afdeling. Hver afdeling har dog vidt forskellige arbejdsgange, så selvom afdelingerne bruger én og samme løsning, er de tilpasset de unikke arbejdsgange, og har dermed forskelligt udseende.
Gevinster ved løsningen
  • Større gennemsigtighed og videndelig på tværs af organisationen
  • Integration til eksterne parter sikrer højere ROI
  • Genbrug af arbejdsgange sparer tid og effektivisere arbejdet - Bedre udnyttelse af resurser
  • Synliggørelse af deadlines og KPI’er sikrer fremdrift i sagsbehandlingen.
"Der er ingen tvivl om, at investeringen i vores løsning skaber merværdi for hele organisationen"
Knud Martens, Administrationschef,
LO (nuværende FH)
Fakta om LO's løsning

LO fik Exformatics ECM i 2006 og har 150 daglige brugere. LO benytter systemet i den juridiske og politiske afdeling. LO er 10 år efter indførelsen af Exformatics ECM gået fra 300.000 til 1,4 million dokumenter. Den juridiske afdeling håndterer 3-4.000 sager årligt i Exformatics ECM.

"Den juridiske afdeling har særligt stor gavn af ECM-løsningen. Nu genfinder de nemt gamle sager, der ellers ikke har lang levetid. Men to sager kan nemt have samme forløb eller samme parter involveret, så elementer kan genbruges, og tid er dermed sparet," siger Kim Brandt Jensen.

ECM UNDERSTØTTER FLEKSIBILITET

Et af LO’s krav til ECM er, at det skal understøtte ønsket om at skabe større fleksibilitet i organisationen. Medarbejdere skal i højere grad kunne flytte rundt mellem jobfunktioner og afdelinger, understøttet af hurtig adgang til informationer for at lette overgangen. Det faciliterer Exformatics ECM allerede, men det skal endnu mere i fokus i fremtiden.

"ECM har forbedret informationsniveauet markant. Det er let at orientere sig i sager, man ikke er tilknyttet i dagligdagen. Det muliggør i højere grad arbejde på tværs af organisationen og sikrer, at staben af forskellige konsulenter arbejder inden for de samme rammer. Dermed kan man på enklere vis supplere, hvor der er behov," siger Kim Brandt Jensen.

På den måde formår LO med ECM at udnytte de eksisterende resurser bedre end tidligere. Det er et eksempel på, hvordan IT kan understøtte de organisatoriske forandringer i forsøget på hele tiden at arbejde mere effektivt.

"Den store mængde viden er nu blevet hele organisationens frem for tidligere, hvor det var den enkelte medarbejders viden. Viden bliver i stedet parkeret i organisationen til gavn for alle," siger Kim Brandt Jensen.

VIDENDELING PÅ TVÆRS AF ORGANISATIONER

LO sikrede i samarbejde med Dansk Arbejdsgiverforening (DA) i 2009 den ultimative videndeling,
så eksterne partnere i dag kan følge sager og få overført dokumenter direkte elektronisk, som tidligere skulle printes, sendes med post og efterfølgende skannes og journaliseres. Senere er LO’s vision om også, at få Arbejdsretten og LO’s forbund på ECM-løsningen også blevet indfriet. Den fuldt integrerede løsning giver i dag total gennemsigtighed for de involverede parter, og sikrer en mere effektiv og fejlfri sagsbehandling, hvor fokus nu i højere grad er på de egentlig værdiskabende aktiviteter - at løse de konkrete problemer på landets arbejdspladser.

Løsningen har bl.a. reduceret antallet af specielt e-mails markant til 30 % af tidligere niveau, og er fortsat faldende, idet e-mail- og dokumentudvekslingen er erstattet af den direkte elektroniske sagsudveksling, hvilket sparer mange resurser i den manuelle håndtering.

"Der er ingen tvivl om, at investeringen i vores løsning skaber merværdi for hele organisationen. Vi har fået et totalt overblik i ét centralt system, som sikrer os fuldstændig dokumentation, procesovervågning og søgbarhed i al dokumentation og alle aktiviteter i forbindelse med vores mange tusinde juridiske og politiske sager" siger Knud Martens, administrationschef i LO.
Fakta om LO
LO er hovedorganisation for 17 medlemsforbund og tager sig af fagbevægelsens overordnede opgaver. LO deltager i trepartsforhandlinger om lovgivning på arbejdsmarkedsområdet og afgiver høringssvar på hele velfærdsområdet. LO indgår og reviderer hovedaftaler med arbejdsgiverorganisationerne og koordinerer overenskomstforhandlinger og -konflikter.
Her er vi