Kundecase
- LO (nuværende FH)

LO’s beslutning om at investere i Exfonet Medlem har været en strategisk beslutning om at binde organisationen bedre sammen, og bedre udnytte de eksisterende ressourcer. Landsorganisationen høster nu for alvor fordelene.

"Siden vi begyndte at bruge Exfonet Medlem, er vidensniveauet generelt forøget. Der er større gennemsigtighed i organisationen, og vi har nemmere ved at finde de enkelte sager," siger Kim Brandt Jensen, der er advokatfuldmægtig og ansvarlig for ECM i LO.

I LO samler man viden i ECM i den juridiske afdeling og i den politiske afdeling. Hver afdeling har dog vidt forskellige arbejdsgange, så selvom afdelingerne bruger én og samme løsning, er de tilpasset de unikke arbejdsgange, og har dermed forskelligt udseende.

"Den juridiske afdeling har særligt stor gavn af ECM-løsningen. Nu genfinder de nemt gamle sager, der ellers ikke har lang levetid. Men to sager kan nemt have samme forløb eller samme parter involveret, så elementer kan genbruges, og tid er dermed sparet," siger Kim Brandt Jensen.

ECM UNDERSTØTTER FLEKSIBILITET

Et af LO’s krav til ECM er, at det skal understøtte ønsket om at skabe større fleksibilitet i organisationen. Medarbejdere skal i højere grad kunne flytte rundt mellem jobfunktioner og afdelinger, understøttet af hurtig adgang til informationer for at lette overgangen. Dette faciliteres allerede af ECM, men i fremtiden bliver det sat endnu mere i fokus.

"ECM har forbedret informationsniveauet markant. Det er let at orientere sig i sager, man ikke er tilknyttet i dagligdagen. Det muliggør i højere grad arbejde på tværs af organisationen og sikrer, at staben af forskellige konsulenter arbejder inden for de samme rammer. Dermed kan man på enklere vis supplere, hvor der er behov," siger Kim Brandt Jensen.

På den måde formår LO med ECM at udnytte de eksisterende ressourcer bedre end tidligere. Det er et eksempel på, hvordan IT kan understøtte de organisatoriske forandringer i forsøget på hele tiden at arbejde mere effektivt.

"Den store mængde viden er nu blevet hele organisationens, frem for tidligere, hvor det var den enkelte medarbejders viden. Viden bliver i stedet parkeret i organisationen til gavn for alle," siger Kim Brandt Jensen.

VIDENDELING PÅ TVÆRS AF ORGANISATIONER

I samarbejde med Dansk Arbejdsgiverforening (DA), sikrede LO i 2009 den ultimative videndeling,

så eksterne partnere i dag kan følge sager og få overført dokumenter direkte elektronisk, som tidligere skulle printes, sendes med post og efterfølgende skannes og journaliseres. Senere er LO’s vision om at få Arbejdsretten og LO’s forbund på ECM-løsningen også blevet indfriet. Den fuldt integrerede løsning giver i dag total gennemsigtighed for de involverede parter, og sikrer en mere effektiv og fejlfri sagsbehandling, hvor fokus nu i højere grad er på de egentlig værdiskabende aktiviteter - at løse de konkrete problemer på landets arbejdspladser.

Blandt andet, har løsningen markant reduceret antallet af e-mails, hele 30% af det tidligere niveau, et tal der fortsat er faldende, idet e-mail- og dokumentudvekslingen er erstattet af den direkte elektroniske sagsudveksling, hvilket sparer mange ressourcer i den manuelle håndtering.

"Der er ingen tvivl om, at investeringen i Exfonet Medlem skaber merværdi for hele organisationen. Vi har fået et totalt overblik i ét centralt system, som sikrer os fuldstændig dokumentation, procesovervågning og søgbarhed i al dokumentation og alle aktiviteter i forbindelse med vores mange tusinde juridiske og politiske sager" siger Knud Martens, administrationschef i LO.