Kundecase
- Pharmadanmark

Lønstatistikker, personalejura og medlemsoplysninger er nu kun få klik væk, når et af Pharmadanmarks medlemmer har brug for rådgivning.

I foreningen, der samler mere end 5.000 akademikere inden for lægemiddelområdet, skal samtlige rådgivere yde samme højt kvalificerede rådgivning, baseret på seneste lønstatistikker og fakta om ansættelsesvilkår og markedsudviklingen generelt.

Pharmadanmark får, sammenlignet med andre foreninger, de bedste bedømmelser af service og professionalitet fra medlemmerne. Den vurdering agter foreningen at fastholde.

Den gode vurdering af service og professionalisme fastholder Pharmadanmark ved hjælp af Exfonet, som i foreningen understøtter behovet for videndeling,

håndtering og journalisering af dokumenter samt sagsstyring. Efter indledende manøvrer med flere potentielle leverandører, valgte Pharmadanmark i foråret 2009 at implementere løsningen fra Exformatics.

"Vores organisation og vores opgaver stiller krav til fleksibilitet og workflow, så det er løsningen, der passer til vores arbejdsgange og ikke omvendt. Her vinder Exformatics, da arbejdsprocesserne er tænkt helt igennem i løsningen. Systemet skal lave så stor en del af arbejdet som muligt, og det er noget, som andre produkter mangler. Det er gennemtænkt!" fortæller Bente Gade, kommunikationskonsulent og en af de ansvarlige for ECM-løsningen i Pharmadanmark.

FULDT OVERBLIK OVER INFORMATIONERNE

Før Pharmadanmark fik ECM-løsningen fra Exformatics til at fange og strukturere de store mængder af viden, benyttede de et mappesystem på et fællesdrev. Men trods retningslinjer for brugen af mappesystemet, levede arkiverne deres eget liv, og dokumenter lå spredt på både fælles og egne mapper. Det hæmmede ambitionerne om at holde et højt niveau for medlemsrådgivningen.

"Vi er en vidensorganisation, der lever af at formidle viden. Derfor er vi afhængige af at have adgang til - og det fulde overblik over vores samlede viden og sager. Det er væsentligt i vores direkte medlemskontakt, at vi kan se, hvem medlemmet har været i kontakt med og hvad der er sagt og gjort. Vi kan fortsætte, hvor vi slap, og det løfter vores serviceniveau markant, " forklarer Mette Guldberg, forhandlingskonsulent og ansvarlig for ECM-projektet i Pharmadanmark. Det er dog ikke kun medlemmerne, der har glæde af Exfonet i Pharmadanmark.

Funktionaliteterne for sags- og aktivitetsstyring bruges også i høj grad internt, eksempelvis i forbindelse med den årligt tilbagevendende lønstatistik.

"ECM letter samarbejdet på tværs af afdelingerne, eksempelvis i større projekter som lønstatistikkerne. Både kommunikationsafdelingen, faglige konsulenter og økonomiafdelingen er involveret, og de har tidligere holdt overblikket i en produktionsplan og et hav af e-mails. Nu kører projektet automatisk, helt uden e-mail og med 100% overblik, så vi altid kan se, hvor bolden ligger. Det minimerer fejlene og gør samarbejdet smidigere," siger Bente Gade.

Pharmadanmark arbejder løbende med at analysere og beskrive foreningens arbejdsgange, så der fortsat opnås en højere grad af integration til Exfonet og derved større værdi af systemet.