Bliv ringet op
Ja tak, jeg vil gerne høre mere om, hvad I kan tilbyde.





Contact Phone

Kundecase
– Velliv Foreningen

KUNDECASE – VELLIV FORENINGEN

VELLIV FORENINGEN DIGITALISERER HELE FONDSADMINISTRATIONEN

Baseret på et ønske om at arbejde hurtigt og effektivt besluttede Velliv Foreningen helt fra starten at investere i et it-system, som skulle skræddersys til at håndtere den nystiftede fonds komplekse ansøgningsprocesser. Valget faldt på Exformatics’ enkle, fleksible fondssystem – en standardløsning, der nemt og hurtigt kunne tilpasses og udbygges Velliv Foreningen oplever, at bestyrelsen har kunnet effektivisere sit arbejde med at vurdere ansøgningerne, samtidig med at de føler sig sikre på, at de får taget de rigtige beslutninger, og at bevillingerne bliver udbetalt til de rette personer. Den totale digitalisering har desuden medført, at Velliv Foreningen kan nøjes med at være to medarbejdere i sekretariatet, som er direkte involveret i ansøgnings- og bevillingsfunktionerne

Lige fra Velliv Foreningen i 2018 fik sine første 92 millioner kroner at gå i gang med, var det et krav fra bestyrelsen, at foreningen skulle agere i et højt tempo. Derfor kunne de ikke vente flere år på at få et it-system men valgte med det samme at gå i gang med at digitalisere ansøgnings- og bevillingsadministrationen, selvom de hverken havde ansøgninger eller praktisk erfaring med deres arbejdsprocesser endnu.

Ønskede en total digitalisering

"Vi ønskede at have et lille og meget agilt sekretariat med en fondsadministration, som skulle automatiseres og digitaliseres helt i bund," siger Lars Bo Pedersen, som er programchef i Velliv Foreningen og godt vidste, at det var en stor opgave, også på grund af kompleksiteten i ansøgningerne. "Da der er en høj grad af variation i de projekter, vi støtter, hvor vi både uddeler mindre beløb til lokale projekter og millionbeløb til f.eks. forskningsmiljøer, er vores arbejdsprocesser meget forskelligartede og komplekse. For de store bevillinger stiller vi eksempelvis krav til ansøgerne om, at de skal udarbejde meget detaljerede beskrivelser, for at vi kan vurdere deres idéer og måle effekten."

Komplet løsning på kort tid

For at opnå den mest optimale it-understøttelse af deres spritnye forening nærstuderede Velliv Foreningen fem mulige leverandører, og valget faldt på Exformatics’ aktivitetsstyringssystem, som allerede blev benyttet af en række danske fonde.
Lars Bo Pedersen fortæller: "Exformatics har et helt enkelt standardsystem, som vi kunne tage i brug med det samme, og som vi på kort tid har kunnet justere og udbygge til vores behov, i takt med at vi er blevet klogere på vores arbejdsprocesser og har fået forenklet dem mest muligt. Det betyder, at vi nu har et komplet fondssystem, som er helt fantastisk, og som kan alt dét, vi skal bruge. Oveni er systemet konstrueret så fleksibelt, at vi kan fortsætte med at bygge videre på det, i takt med at vores behov udvikler sig, f.eks. hver gang vi får et nyt indsatsområde, som kræver en ny type ansøgninger. I så fald kan vi på kun få uger udforme et helt nyt procesflow for området og være klar til at håndtere den komplette ansøgningsproces i systemet."

Et scoop for bestyrelsen

Det skræddersyede it-system letter først og fremmest bestyrelsens omfattende arbejde med at vurdere ansøgningerne og træffe velbegrundede beslutninger. "Det foregår sådan, at systemet allerede inden bestyrelsesmødet giver bestyrelsesmedlemmerne et nemt og overskueligt overblik over ansøgningerne og alle bilagene sammen med sekretariatets anbefalinger til hver ansøgning. De kan derudfra vurdere og kommentere på ansøgningerne og klassificere dem ved hjælp af farverne rød, gul og grøn – og drøfte dem online med de øvrige bestyrelsesmedlemmer. På den måde bliver bestyrelsen i stand til at overskue de store datamængder i ansøgningerne på kort tid og kan nå langt i deres afklaringer inden bestyrelsesmødet. I praksis betyder det, at sagsbehandlingen er flyttet ud af bestyrelsesmødet, og det er virkelig et scoop for bestyrelsen at kunne effektivisere deres meget værdifulde tid på den måde", udtaler Lars Bo Pedersen.
"... I praksis betyder det, at sagsbehandlingen er flyttet ud af bestyrelsesmødet, og det er virkelig et scoop for bestyrelsen at kunne effektivisere deres meget værdifulde tid på den måde"
Lars Bo Pedersen, Programchef,
Velliv Foreningen
"Systemet har et meget brugervenligt layout med et overbliksbillede ligesom et cockpit, hvor det hele kan styres fra (...) Vi har simpelthen fået et totalt digitalt system til at håndtere hele vores ansøgningsproces, og det har medført, at vi kan nøjes med at være to medarbejdere i sekretariatet"

Lars Bo Pedersen,
Programchef, Velliv Foreningen

Systemet har betydet for Vellivs Foreningens bestyrelse, at de uden problemer kan vurdere 60 detaljerede ansøgninger med udførlige bilag på et bestyrelsesmøde, der varer 1-2 timer, fordi de kan koncentrere sig om at drøfte de "røde" ansøgninger. Samtidig er de langt mere sikre på, at de får taget de rigtige beslutninger og allokeret bevillingerne til de projekter, der skaber den størst mulige effekt i form af bedre og mere mentalt sunde arbejdspladser. "Vi har meget fokus på at gøre tingene rigtigt, og da vores fond har sit udspring i finansverdenen, har vi også stillet høje krav til sikkerheden i systemet, så vi har vished for, at bevillingerne altid kommer i de rette hænder, når de bliver udbetalt. På samme måde som at Exformatics’ system lever fuldt ud op til GDPR-kravene, føler vi os helt trygge ved sikkerheden i systemet omkring udbetalingerne", siger Lars Bo Pedersen.

Kan nøjes med to medarbejdere

Også Velliv Foreningens sekretariat er meget begejstrede for det nye system, som gør det muligt for dem at håndtere hele processen fra den første prækvalificering, hvor de sorterer to tredjedele af ansøgningerne fra og helt indtil den sidste evaluering og udbetaling. Lars Bo Pedersen: "Systemet har et meget brugervenligt layout med et overbliksbillede ligesom et cockpit, hvor det hele kan styres fra. Her kan vi se alt, hvad der har med ansøgningerne at gøre f.eks. status, bevillinger, dokumentation og udbetalinger delt op på alle vores indsatsområder, ligesom vi kan se hele forløbet for hver, inklusive hvor vi er lige nu, og hvad der skal ske som det næste. Vi har simpelthen fået et totalt digitalt system til at håndtere hele vores ansøgningsproces, og det har medført, at vi kan nøjes med at være to medarbejdere i sekretariatet, som er direkte involveret i ansøgnings- og bevillingsfunktionerne, i stedet for væsentligt flere."

Fornuftige at samarbejde med

Ifølge Lars Bo Pedersen er det ikke nok at investere i et velfungerende standardsystem, som virker fra dag ét. Også samarbejdet med leverandøren skal fungere, for at man opnår den optimale løsning. "Vi værdsætter meget, at Exformatics er så fornuftige at samarbejde med. Hver gang vi kommer med et nyt behov, udfordrer de os med konstruktive forslag til, hvordan det kan løses. De har en klar overbevisning om, at alting er muligt med deres it-system, og indtil videre har de haft helt ret. Det er faktisk ret utroligt, hvad vi sammen har formået at udrette," slutter Lars Bo Pedersen fra Velliv Foreningen.
Fakta om Velliv Foreningen
Velliv Foreningen yder støtte til almennyttige projekter med henblik på at styrke erhvervsaktive danskeres mentale sundhed. I opstartsperioden har de haft 600 årlige ansøgninger, hvoraf cirka 50 er blevet tilgodeset og har modtaget bevillinger. I 2018 havde fonden 92 millioner kroner at gå i gang med og har siden efteråret 2018 gennemført tre uddelingsrunder ved hjælp af deres nye fondssystem fra Exformatics.
Her er vi