Overblik og orden i dokumenter

Offline dokumentsamlinger

OVERBLIK OG ORDEN I DOKUMENTER - OGSÅ NÅR DU ER OFFLINE

De fleste kender det godt, måske gør du også. En email tikker ind i indbakken, den har mange vedhæftede dokumenter. Mailen kunne for eksempel være en mødedagsorden vedhæftet diverse bilag. Det kan hurtigt blive svært at finde ud af hvilke dokumenter, der lige passer til dagsordenens forskellige punkter. Måske kommer man til at forveksle nogle af dokumenterne og får læst dem i en forkert rækkefølge. Og pludselig tager man sig selv i at rode rundt i dokumenter og blive lidt irriteret.

Det har vi nu en løsning på; Offline Dokumentsamlinger!

Exformatics har, i samarbejde med vores kunde, Burmeister & Wain Scandinavian Contractor (BWSC), udviklet modulet, Offline Dokumentsamlinger, som gør arbejdet med store mængder af dokumenter mere overskueligt. Med Offline Dokumentsamlinger oprettes en mappe, hvor det er nemt at skabe undermapper

og lægge dokumenter i, som man kender det fra Microsoft Stifindersystem. Dokumenter kan tilknyttes Offline Dokumentsamlinger på tværs af alle forretningsobjekter i jeres ECM system. Som vist på billedet nedenfor, pakkes den færdige mappe som en ZipFil og sendes samlet til modtagerne.

På denne måde sikres det, at alle modtagere kan åbne mappens dokumenterne i en overskuelig struktur.

Modtageren kan med få klik hente Dokumentsamlingen ned på sit device, for eksempel på sin PC, og derved altid have adgang til filerne, også i situationer, hvor der ikke er adgang til en internetforbindelse.

På billedet nedenfor er mappen åbnet. Det ses nu tydeligt, hvordan mappens underpunkt nummer 4, ’Rammeaftale’, til højre, er foldet ud og indeholder tre dokumenter.

Offline Dokumentsamlinger er særlig anvendelig, når der er behov for at sende store mængder af dokumenter. Ligeledes er Offline Dokumentsamlinger velegnede til styring af projektdokumentation, da der sikres korrekt strukturering af dokumenterne, hvorved fejl og misforståelser mindskes. Vores kunde, BWSC, anvender allerede Offline Dokumentsamlinger. BWSC har stor glæde af Offline Dokumentsamlinger, når de har brug for at anvende

projektmanualer på byggepladser, hvor det ofte er svært at få internetforbindelse. Med Offline Dokumentsamlinger hentes mappen blot ned på PC'en, hvorefter dokumenterne altid nemt kan tilgås på byggepladsen.

Offline Dokumentsamlinger kan lægges på enhver eksisterende Exformatics ECM løsning, og de er simple at anvende efter en kort introduktion.

Kontakt os for her for at høre mere om offline dokumentsamlinger